Aufgebaut ist sie entlang der drei Phasen, die auch die Datenschutzkonferenz unterscheidet: Auswahl, Einführung und Nutzung einer KI-Anwendung.
Hinweis: Diese Checkliste dient der Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Datenschutzberatung im Einzelfall.
So nutzen Sie die Checkliste: Punkte mit (M) sind Mindestanforderungen. Fehlt eines davon, sollte das Tool nicht mit Mandantendaten genutzt werden.
Teil A: Auswahl des Tools
A1 Vertrag und Rechtsgrundlage
- (M) Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO liegt vor
- (M) Liste aller Unterauftragsverarbeiter liegt vor, inklusive KI-Modellanbieter, Hosting und Websuche
- Der Anbieter informiert vorab über neue Unterauftragsverarbeiter
- (M) Bei Übermittlung in Drittländer wie die USA ist eine Rechtsgrundlage dokumentiert, z. B. Standardvertragsklauseln
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) sind dokumentiert und einsehbar
- Vertraulichkeit und Haftung sind vertraglich geregelt
A2 Datenstandort und Verarbeitung
- (M) Klar dokumentiert, wo Daten gespeichert werden (Land, Rechenzentrum)
- (M) Klar dokumentiert, wo die KI-Modelle die Daten verarbeiten. Das ist oft nicht dasselbe wie der Speicherort.
- Option für ausschließliche Verarbeitung in der EU verfügbar
- Auch Backups, Protokolle und Websuche sind beim Standort berücksichtigt
A3 Training und Datennutzung
- (M) Vertraglich zugesichert: kein Training der KI-Modelle mit Ihren Daten, auch nicht durch die Modellanbieter
- Geregelt, wie lange Eingaben und Ergebnisse gespeichert werden
- Geklärt, ob und wann Mitarbeitende des Anbieters Daten einsehen können, z. B. zur Missbrauchskontrolle
- Geprüft, ob das zugrunde liegende KI-Modell datenschutzkonform trainiert wurde. Auch darauf weist die DSK ausdrücklich hin.
A4 Sicherheit und Nachweise
- Zertifizierung nach ISO 27001 und/oder SOC 2 Type II, und zwar vom Tool-Anbieter selbst, nicht nur vom Hosting-Dienstleister
- Unabhängiger Penetrationstest durchgeführt
- Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
- Prozess für Sicherheitsvorfälle inklusive unverzüglicher Benachrichtigung beschrieben
- Trust Center oder Sicherheitsdokumentation öffentlich verfügbar
Teil B: Einführung in der Beratung
B1 Zugriff und Trennung
- (M) Strikte Trennung der Daten verschiedener Kunden des Anbieters
- (M) Trennung zwischen Ihren Mandaten: Daten aus Mandat A sind in Mandat B nicht sichtbar
- Bestehende Zugriffsrechte, z. B. aus SharePoint, werden übernommen
- Anmeldung über Single Sign-on (SSO) und/oder Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Rollen und Berechtigungen im Tool festgelegt
- Protokoll aller Zugriffe und Aktionen (Audit-Log) vorhanden
B2 Interne Organisation
- Auswahlentscheidung und Prüfung dokumentiert. Die DSK empfiehlt das ausdrücklich, auch wenn keine Datenschutz-Folgenabschätzung verpflichtend ist.
- Geprüft, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) nötig ist
- Tool im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erfasst
- Interne KI-Richtlinie: Welche Daten dürfen in welche Tools?
- Mitarbeitende geschult und sensibilisiert, ob und wie sie KI-Anwendungen nutzen dürfen
- Datenschutzbeauftragter eingebunden
B3 Mandantenverträge
- Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) mit Mandanten auf KI-Einsatz geprüft
- Bei Bedarf KI-Einsatz und Art der Qualitätssicherung mit dem Mandanten vereinbart
- Für Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Anwälte in multidisziplinären Häusern: berufsrechtliche Verschwiegenheitspflichten berücksichtigt
Teil C: Laufende Nutzung
C1 Ergebnisse und Nachvollziehbarkeit
- Ergebnisse sind mit Quellen belegt
- Menschliche Prüfung vor Verwendung im Deliverable ist fest vorgesehen
- Nachvollziehbar, wie ein Ergebnis entstanden ist
- Die Richtigkeit der Ergebnisse wird geprüft. Auch das ist eine Anforderung aus der DSGVO, die die DSK hervorhebt.
C2 Regelmäßige Überprüfung
- Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern und Modellen werden verfolgt
- Zertifikate und Nachweise werden jährlich erneut geprüft
- Transparenzpflichten nach EU AI Act geprüft, z. B. bei Chatbots oder veröffentlichten KI-Inhalten
- Löschung der Daten nach Projektende geregelt und umgesetzt
Auswertung
| Ergebnis | Bewertung |
|---|---|
| Alle (M)-Punkte erfüllt und die meisten übrigen | Geeignet für Mandantendaten |
| Alle (M)-Punkte erfüllt, einige Lücken bei den übrigen | Geeignet mit Einschränkungen, Lücken schließen oder für hochsensible Mandate meiden |
| Mindestens ein (M)-Punkt fehlt | Nicht für Mandantendaten verwenden |
Fragen an den Anbieter (zum Kopieren)
- Können Sie uns AVV, TOMs und die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter zusenden?
- Wo genau werden unsere Daten gespeichert, und wo verarbeiten die KI-Modelle sie?
- Ist vertraglich ausgeschlossen, dass unsere Daten zum Training genutzt werden, auch durch die Modellanbieter?
- Wie lange werden Eingaben und Ergebnisse gespeichert, und wer kann sie einsehen?
- Welche Zertifizierungen haben Sie selbst, und wann war der letzte unabhängige Penetrationstest?
- Wie trennen Sie Daten zwischen Kunden und zwischen Projekten?
- Werden unsere bestehenden Zugriffsrechte, z. B. aus SharePoint, übernommen?
- Gibt es eine Option, alle Daten ausschließlich in der EU zu verarbeiten?
